إدارة الوثائق في المؤسسات الخدمية: دراسة ميدانية المركز خدمة المواطن في محافظة اللاذقية

Abstract

مستخلص الدراسة هدفت الدراسة إلى تسليط الضوء على واقع إدارة الوثائق في مركز خدمة المواطن في محافظة اللاذقية، ومدى تأثيرها على خدماته كونه مؤسسة خدمية، والوقوف على أهم إجراءات سير العمل في المركز لإنجاز وتقديم خدمات متنوعة للمواطنين بالاعتماد على نظام إلكتروني، الهدف الأساسي منه تبسيط إجراءات العمل ضمن المركز والوصول للوثائق المطلوبة بسرعة ودقة كبيرة، وتوفير الوقت على الموظفين والمواطنين، ورفع سوية العمل المؤسسي الخدمي. واعتمدت الدراسة على المنهج الميداني، واستخدمت أدوات جمع البيانات التالية: الاستبيان والمقابلة والملاحظة. حيث تمت مقابلة المسؤولة عن إدارة النظام في المركز، وإعداد استبيان لموظفي المركز الذين يعملون على النظام الإلكتروني المعتمد، وإعداد استبيان آخر تم توزيعه على عينة عشوائية من المواطنين المستفيدين من خدمات المركز. وخلصت الدراسة إلى أنّ النظام المعتمد في مركز خدمة المواطن يغيب عنه مصطلح نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، حيث يُسمّى برنامج خدمة المواطن الموحّد، ويهدف إلى إدارة العمليات التي يحتاجها إنجاز مختلف المعاملات للمواطنين فالنظام دعم عدداً من إمكانيات ووظائف نظم إدارة الوثائق الإلكترونية، وعجز عن دعم إمكانيات أخرى كان أهمها إمكانية إنشاء الوثائق، وإجراء أي تعديل على محتواها، إضافة إلى وجود بعض نقاط الضعف في ذلك النظام، إلاّ أنّه وفقاً للمعطيات المتوفرة استطاع تأمين حاجات المواطنين وتسهيل حصولهم على الخدمات المتنوعة. فمركز خدمة المواطن ونظامه الإلكتروني كان بمثابة صلة الوصل بين الوزارات والمؤسسات الحكومية وبين المواطنين. وأوصت الدراسة بالعمل على زيادة إمكانيات النظام المعتمد، وحل المشاكل التي تعيق العمل عليه، وزيادة التنسيق بين الوزارات والمؤسسات الحكومية وبين مركز خدمة المواطن لإعطائه بعض الصلاحيات التي تسهل عملية إدارة الوثائق وتزيد من جودة الخدمات المقدمة للمواطن، فضلاً عن ضرورة العمل على تطوير النظام بما يتلاءم مع التطورات التكنولوجية المتسارعة ومع احتياجات المواطنين المتنوعة والمتزايدة يوماً بعد يوم مما يزيد في مردود العمل الإداري ويحقق نتائج أفضل من النتائج الحالية.